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NORMAS DE CONTROL DE ACTIVOS, PASIVOS Y PATRIMONIO

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NORMAS DE CONTROL DE ACTIVOS, PASIVOS Y PATRIMONIO

Establecen los distintos procedimientos que deben regir a los Activos, Pasivos y Patrimonio
Normas de Control
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Las normas de control interno tienen como antelación las normas del (decreto 2649/93) establecen los distintos procedimientos que deben regir a los activos pasivos y patrimonio, las cuales deben verifica su veracidad y cumplimiento eficaz. Este procedimiento es realizado por el auditor que dictamina y emite un informe sobre dichos estudios a los activos, pasivos y patrimonios para regular el buen uso de estas cuentas en el ejercicio contable teniendo como base  las P.C.G.A   (principios   de   la   contabilidad   generalmente   aceptados)   que contribuyen  al reconocimiento de las reglas de los registros contables.

Las normas y procedimientos de control se evidencian en el control interno de una empresa m√°s exactamente en el control interno contable, donde se observa y revisa las partidas y hechos contables

LOS OBJETIVOS DE LAS NORMAS DE CONTROL

  • Evidenciar las normas y procedimientos¬† de control a los activos pasivos y patrimonio, reconociendo las normas t√©cnicas del (decreto 2649/93) y las P.C.G.A.
  • Analizar las distintas cuentas en el ambiento del control interno contable para reconocer la veracidad y eficacia de los hechos contables y sus distintos procesos en el ciclo contable.

Para conocer mucho m√°s la estructura de las normas de control a los activos pasivos y patrimonios se deben tener en cuenta antes varios conceptos que ayudan a entender de donde y como provienen dichas normas y su correcto uso:

 

LA AUDITORIA INTERNA

 Es un control de dirección que tiene por objeto la medida y evaluación de la eficacia de objetivos y metas.

 

EL CONTROL INTERNO

Sistema¬†¬† integrado¬†¬† de¬†¬† m√©todos¬†¬† y¬†¬† procedimientos efectuados por una compa√Ī√≠a. El control interno se divide en: control contable y control administrativo

 

EL CONTROL INTERNO CONTABLE

Comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que tienen   que   ver   principalmente,   y   están   relacionados   directamente,   con   la protección   de   los   activos   y   la   confiabilidad   de   los   registros   financieros.

Generalmente incluyen elementos tales como   los sistemas de autorización, aprobación y segregación de tareas relativas a la anotación de registros.

 

EL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

Estos controles comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados con la  eficiencia operativa y la adhesión a las políticas   de   la   dirección.

Incluyen   controles   tales   como   análisis   estadísticos,   controles   de   calidad, programas de entrenamiento del personal, etc.

 

LAS NORMAS TECNICAS GENERALES (DECRETO 2649/93)

Son las que regulan el ciclo contable, es el proceso que debe seguirse para garantizar   que   todos   los   hechos   económicos   se   reconocen   y   trasmiten correctamente a los usuarios de la información.

 

LAS NORMAS TECNICAS¬† ESPEC√ćFICAS (DECRETO 2649/93)

Las normas específicas son los mecanismos o procedimientos que permiten alcanzar los objetivos particulares del control. Estas normas sin considerarse limitativas comprenden los planes de la organización, las políticas específicas, los procedimientos y los dispositivos físicos.

 

LOS P.C.G.A   (PRINCIPIOS   DE   CONTABILIDAD   GENERALMENTE ACEPTADOS)

Se   entiende   por   principios   o   normas   de   la   contabilidad   generalmente aceptados en Colombia, que son   el conjunto de conceptos básicos y reglas que   deben   se   observados  al   registrar   e   informar   contablemente   sobre   los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas.

 

LOS PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD Y LA AUDITORIA

Al determinar los objetivos de la elaboración de los dictámenes de auditoria a los  estados   financieros,   se   debe  analizar  que   estos   deben   presentarse   de acuerdo a los P.C.G.A (principios de la contabilidad generalmente aceptados) y de   investigar   si   tales   principios   fueron   aplicados   consistentemente   por   la empresa.

 

LA EJECUCION DEL TRABAJO DE AUDITORIA

Al estudiar los principales aspectos de la ejecución del trabajo, recordemos queeste se enmarca dentro del siguiente:

Ôā∑ Las normas y disposiciones legales.

Ôā∑ Las normas y procedimientos de auditoria. El auditor necesita conocer y evaluar la eficiencia del control interno antes de entrar¬† de¬†¬† lleno¬†¬† a¬† la¬† comprobaci√≥n¬†¬† misma¬† de¬†¬† las¬†¬† cuentas,¬† puesto¬† que¬†¬† ese conocimiento¬†¬† y¬†¬† esa¬†¬† evaluaci√≥n¬†¬† son¬†¬† necesarios¬†¬† para¬†¬† la¬†¬† elaboraci√≥n¬†¬† del programa¬†¬† del¬†¬† trabajo¬† y¬†¬† la¬†¬† determinaci√≥n¬†¬† del¬†¬† alcance¬†¬† y¬†¬† oportunidad¬†¬† de¬†¬† las pruebas a efectuar

 

LAS NORMAS Y ROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

Las   normas   y   procedimientos   de   auditoria   son     los   elementos   de   juicio necesarios para sustentar la  opinión del auditor sobre los estados financieros de una organización, bien como auditor independiente, bien como revisor fiscal.

Al aplicar adecuadamente los procedimientos de auditoria, el auditor contara con la evidencia necesaria para juzgar la razonabilidad de las cifras que se muestran en las diferentes cuentas.

 

LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO (ACTIVOS, PASIVOS Y PATRIMONIO)

Son procedimientos aplicados a las diferentes cuentas para verificar, examinar, analizar y evaluar su eficiente cumplimiento en el control interno contable.

 

LOS ACTIVOS

Esta conformado por los recursos y derechos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la empresa y estos se clasifican en activos corrientes y activos no corrientes; los activos corrientes¬†¬†¬† comprenden el¬† dinero y otros recursos¬†¬† y¬†¬† derechos¬†¬† que¬†¬† razonablemente¬†¬† se¬†¬† espera¬†¬† convertir¬†¬† en¬†¬† efectivo, consumir o vender en un periodo que no exceda de un a√Īo y los activos no corrientes representa el valor de los bienes y derechos de propiedad de la empresa que pueden convertirse en efectivo, en un plazo mayor del periodo contable o de un a√Īo.

 

LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

Art. 61 (DECRETO 2649/93) INVERSIONES

ÔÉľ Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados¬†¬† financieros¬†¬† y¬†¬† que¬†¬† sean¬†¬† necesarias¬†¬† de¬†¬† acuerdo¬†¬† con¬†¬† las circunstancias.

ÔÉľ Verificar¬†¬† la¬†¬† existencia¬†¬† y¬†¬† aplicaci√≥n¬†¬† de¬†¬† una¬†¬† pol√≠tica¬†¬† de¬†¬† acceso¬†¬† a inversiones.

ÔÉľ¬† Determinar la eficiencia de la pol√≠tica de adquisici√≥n de inversiones dela compa√Ī√≠a

ÔÉľ¬† Verificar que los soportes de las cuentas registradas como inversiones, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.

ÔÉľ Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados¬†¬† financieros¬†¬† y¬†¬† que¬†¬† sean¬†¬† necesarias¬†¬† de¬†¬† acuerdo¬†¬† con¬†¬† las circunstancias.

ÔÉľ Revisar si la informaci√≥n acerca de las inversiones de la compa√Ī√≠a, se encuentra debidamente actualizada y se hace llegar oportunamente a la administraci√≥n y a los encargados dentro de la compa√Ī√≠a.

ÔÉľ COSTO¬†¬† HIST√ďRICO:¬† incluye¬†¬† las¬†¬† sumas¬†¬† en¬†¬† que¬†¬† se¬†¬† incurre¬†¬† para¬†¬† la compra¬†¬† de¬†¬† la¬†¬† inversi√≥n,¬†¬† el¬†¬† cual,¬†¬† para¬†¬† el¬†¬† caso¬†¬† de¬†¬† las¬†¬† inversiones representadas¬†¬† en¬†¬† acciones¬†¬† y¬†¬† cuotas¬†¬† o¬†¬† partes¬†¬† de¬†¬† inter√©s¬†¬† social¬†¬† se ajustar√° mensual o anualmente, reconociendo el efecto inflacionario de conformidad con lo previsto en las disposiciones legales vigentes.

 

ART 62. (DECRETO 2649/93)  CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR:

ÔÉľ El total de las cuentas individuales de ser conciliado peri√≥dicamente con la cuenta control en el mayor general.

ÔÉľ La antig√ľedad de los saldos debe ser revisada peri√≥dicamente por un Empleado.

ÔÉľ Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad todos lo sdeudores.

Se debe contar con la aprobación de específica del funcionario para:

ÔÉľ Otorgar descuentos especiales

ÔÉľ Pagar saldos acreedores

Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independiente de:

ÔÉľ Todas las funciones de efectivo.

ÔÉľ Verificaci√≥n de facturas y Notas de cr√©ditos.

ÔÉľ Pases a cuentas control.

ÔÉľ Autorizaci√≥n de bajas de cuentas de cobros dudosos

 

ART.63 (DECRETO 2649/93) INVENTARIOS

ÔÉľ El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento¬† de compras,¬† que¬† deber√°¬†¬† gestionar¬† las¬† compras¬†¬† de¬† los inventarios siguiendo el proceso de compras.

ÔÉľ Hacer conteos f√≠sicos peri√≥dicamente.

ÔÉľ Confrontar los inventarios f√≠sicos con los registros contables.

ÔÉľ Proteger¬†¬† los¬†¬† inventarios¬†¬† en¬†¬† un¬†¬† almac√©n¬†¬† techado¬†¬† y¬†¬† con¬†¬† puertas¬†¬† de manera que se eviten los robos.

ÔÉľ Realizar¬†¬† entrega¬†¬† de¬†¬† mercanc√≠as¬†¬† √ļnicamente¬†¬† con¬†¬† requisici√≥n es autorizadas.

ÔÉľ Proteger los inventarios con una p√≥liza de seguro.

ÔÉľ Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables

 

ART. 64 (DECRETO 2649/93) PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO:

ÔÉľ Examinar¬† las¬†¬† autorizaciones para¬†¬† las¬† compras¬† y¬†¬† ventas¬† o¬†¬† retiros¬†¬† de propiedad y equipo.

ÔÉľ Examinar¬† las¬†¬† facturas¬† de¬† los¬†¬† proveedores¬† y¬†¬† las¬†¬† liquidaciones¬† de¬†¬† los contratistas¬†¬† por¬†¬† trabajos¬†¬† realizados,¬†¬† as√≠¬†¬† como¬†¬† otros¬†¬† documentos justificativos de los desembolsos efectuados por concepto de P, P y E .

ÔÉľ¬† Comparar los presupuestos de obras o los importes autorizados para la construcci√≥n, compra o¬† adquisici√≥n de¬† propiedades y equipo¬† con los desembolsos reales y verificar si coinciden.

ÔÉľ¬† Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de propiedades, planta y equipo

ÔÉľ¬† Comprobar f√≠sicamente la existencia de veh√≠culos

ÔÉľ¬†¬† Comparar el resultado de la comprobaci√≥n f√≠sica con el mayor y de propiedades, planta y equipo e investigar cualquier irregularidad

ÔÉľ Seleccionar un n√ļmero de tarjetas de control de existencias y comprobar si¬†¬† las¬†¬† salidas¬†¬† registradas¬†¬† en¬†¬† las¬†¬† mismas,¬†¬† se¬†¬† hallan¬†¬† amparadas¬†¬† por pedidos de almac√©n o por asientos de ajuste

ÔÉľ COSTO:¬† Valor¬†¬† razonable¬†¬† de¬†¬† la¬†¬† contraprestaci√≥n¬†¬† entregada,¬†¬† para comprar un activo en el momento de su adquisici√≥n o construcci√≥n por parte de la empresa.

VALOR HIST√ďRICO: Para los componentes de la Propiedad Planta y Equipo¬†¬† el¬†¬† valor¬†¬† hist√≥rico¬†¬† se¬†¬† determina¬†¬† por¬†¬† todas¬†¬† las¬†¬† erogaciones¬†¬† y cargos¬†¬† hechos¬†¬† por¬†¬† la¬†¬† empresa¬†¬† hasta¬†¬† colocarlos¬†¬† en¬†¬† condiciones¬†¬† de utilizaci√≥n.

ÔÉľ DEPRECIACI√ďN: Es la asignaci√≥n sistem√°tica del monto depreciable de un activo durante su vida √ļtil.

  • ÔÉľ Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de propiedades, planta y equipo.
  • ÔÉľ Comprobar si la base para la depreciaci√≥n se ajusta a las disposiciones legales y a la pol√≠tica aprobada por la junta directiva.
  • ÔÉľ¬† Verificar los c√°lculos de la depreciaci√≥n.

 

LOS PASIVOS

Representación   financiera   de   una   obligación   presente   del   ente   económico derivada de eventos pasados en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deben transferir recursos o proveer servicios a otros entes. La clasificación de las cuentas del pasivo es  a corto y largo plazo.

 

LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

ART.74  (DECRETO 2649/93)  OBLIGACIONES FINANCIERAS

ÔÉľ Preparar listado de las obligaciones Financieras que indique las fechas de origen, de renovaci√≥n y de vencimiento, beneficiario, importe, pagos o endosos y si es posible intereses.

ÔÉľ Comparar los saldos en libros de las obligaciones financieras con el listado y verificar la antig√ľedad de las obligaciones.

ÔÉľ Solicitar la confirmaci√≥n de saldos a las obligaciones financieras.

ÔÉľ Investigar la existencia de saldos d√©bito y reclasificarlos en una cuenta de activo

ÔÉľ Examinar los estados mensuales de las obligaciones financieras como base de comprobaci√≥n de saldos individuales.

ÔÉľ Investigar los saldos grandes, anormales o antiguos y obtener una explicaci√≥n para ellos

 

ART.75 (DECRETO 2649/93)  CUENTAS POR PAGAR:

ÔÉľ Deben¬†¬† segregarse¬†¬† las¬†¬† funciones¬†¬† de¬†¬† recepci√≥n¬†¬† de productos o mercanc√≠as, de las de autorizaci√≥n de pagos y emisi√≥n de cheques.

ÔÉľ Deben¬† archivarse, ¬†¬†en¬†¬† expedientes¬†¬† de¬†¬† pago¬†¬† por¬†¬† cada¬†¬† proveedor,¬†¬† los documentos¬† relativos¬† a¬†¬† cada¬† operaci√≥n:¬†¬† el¬† original¬† de¬† la factura (que debe cancelarse, con el cu√Īo de pagado, al efectuarse su liquidaci√≥n),una copia del informe de recepci√≥n y el cheque pagado o la referencia a su fecha, numero e importe.

ÔÉľ Las cuentas por pagar deben controlarse por sub-mayores, habilitados por suministradores, y en cada uno, por cada recepci√≥n, y cada pago efectuado.

ÔÉľ Verificar si se elabora un Expediente de Pago de cada proveedor, que al menos¬†¬† contenga¬†¬† en¬†¬† cada¬†¬† operaci√≥n¬†¬† la Factura del¬†¬† suministrador,¬†¬† el Informe de Recepci√≥n, las reclamaciones en los casos que procedan y el documento de pago o su referencia.

ÔÉľ Comprobar si confeccionan el Registro de Pagos, en que se contabilizan los documentos de pago en orden num√©rico.

ÔÉľ Verificar que concilien los documentos recibidos de los proveedores con el Submayor de Cuentas por Pagar.

ÔÉľ Comprobar que exista un procedimiento que asegure que las Facturas se paguen en tiempo y no existen obligaciones envejecidas.

 

LOS PASIVOS CONTINGENTES

ÔÉľ Cerciorarse de que todo pasivo contingente conocido se indique en el balance general

ÔÉľ Establecer¬†¬† claramente¬†¬† la¬†¬† importancia¬†¬† de¬†¬† dichas¬†¬† obligaciones contingentes y su significado para la situaci√≥n financiera de la empresa

 

EL PATRIMONIO

EL patrimonio comprende las cuentas que representan el capital, las utilidades o pérdidas o las reservas que posee la empresa.

 

LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

ÔÉľ Asegurarse¬†¬† de¬†¬† que¬†¬† el ¬†¬†patrimonio¬†¬† total¬†¬† de¬†¬† los¬†¬† cambio¬†¬† habidos¬†¬† son consistentes con el negocio y su actividad

ÔÉľ Verificar que los saldos de estas cuentas est√©n debidamente registrados y valorados, y se correspondan con transacciones reales.

ÔÉľ Verificar¬†¬† que¬†¬† los¬† ¬†conceptos¬†¬† que¬†¬† integran¬†¬† el¬†¬† capital¬†¬† contable¬†¬† est√©n debidamente valuados.

ÔÉľ Verifica que las cuentas est√©n correctamente descritas y clasificadas, se aplican conforme a principio de contabilidad generalmente aceptados, aplicados de manera uniforme respecto a ejercicios anteriores.

ÔÉľ Verificar que los movimientos de capital y reservas est√©n debidamente autorizados y se hallan realizado conforme a la normativa vigente

ÔÉľ Comprobar¬†¬† su¬†¬† adecuada¬†¬† presentaci√≥n¬†¬† y¬†¬† revelaci√≥n¬†¬† en¬†¬† los¬†¬† estados financieros.

ÔÉľ Autorizaci√≥n y procedimientos para el pago de dividendos.

ÔÉľ Informaci√≥n sistematizada sobre cifras actualizadas.

ÔÉľ Control de las reservas restringidas, as√≠ como tambi√©n vigilancia de las distintas restricciones aplicadas a alg√ļn tipo de acciones

 

ART. 83 (DECRETO 2649/93) CAPITAL

ÔÉľ Verificar la existencia de la emisi√≥n de t√≠tulos que amparen las partes del capital social

ÔÉľ Custodia de arqueos de t√≠tulosÔÉľ Informaci√≥n oportuna del departamento de contabilidad de los acuerdos de los accionistas o de los administradores, que afecten las cuentas del capital contable

ÔÉľ Los¬†¬† movimientos¬†¬† deben¬†¬† estar¬†¬† aprobados¬†¬† por¬†¬† la¬†¬† junta¬†¬† general¬†¬† de accionistas u √≥rgano competente

ÔÉľ Personal independiente debe llevar los registros de los t√≠tulos.

ÔÉľ Conciliar¬†¬† peri√≥dicamente¬†¬† el¬†¬† registro¬†¬† de¬†¬† acciones¬†¬† con¬†¬† la¬†¬† cuenta¬†¬† de control.

ÔÉľ Efectuar pagos de dividendos a trav√©s de una cuenta bancaria especial.

 

LAS UTILIDADES O P√ČRDIDAS ACUMULADAS:

Las auditoria de las utilidades o pérdidas reflejadas en el patrimonio de los accionistas tiene relación directa con la auditoria de las cuentas de resultado. El movimiento debe estar respaldado en   las   determinaciones   de   la   asamblea   general   de   accionistas,   que comprenden la apropiación para las reservas que incrementan el patrimonio, el pago de dividendos o las apropiaciones especiales.

 

LAS RESERVAS

Las reserva legal debe analizarse con atenci√≥n ya que dichos¬†movimientos deben ser¬† respaldados¬† por las decisiones¬† de las asambleas de accionistas cuyas disposiciones¬†a la vez quedaran consignadas en las actas prescritas. Las reservas, al ser una partida creada y exigida por la ley, no est√°n sometidas a la voluntad del empresario. √Čste no puede disponer de ellas para un fin diferente al de enjugar p√©rdidas que es el que le ha definido la ley, de modo tal que no se pueden distribuir ni capitalizar, etc.La sociedad puede disponer seg√ļn su libre albedr√≠o, de la parte de las reservas que excedan del 50%. En tales circunstancias, la empresa puede proceder a capitalizar las reservas, a distribuirlas, o a darles cualquier otro uso que considera pertinente.

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Terminamos

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