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SOPORTES CONTABLES

SOPORTES CONTABLES

Soportes contables internos y externos
SOPORTES CONTABLES

 

Soportes de contabilidad internos:

1. Recibo de caja o comprobantes de ingreso

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan así: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja, y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura. (Universidad Libre de Colombia, 2009)
 

2. Recibo de consignación

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentahabientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco, y una copia con el sello del cajero recibido o el timbre de la máquina registradora, sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. (Universidad Libre de Colombia, 2009).

Los soportes de contabilidad se elaboran en original y las copias que sean necesarias según las exigencias de la empresa.

Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir sólo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente. (Universidad Libre de Colombia, 2009)

 

3. Factura de venta

 “La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.” (Universidad Libre de Colombia, 2009).

Desde el punto de vista del vendedor se denomina factura de venta y del comprador factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

Requisitos de la factura

La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:

- Estar denominada expresamente como factura de venta, preimpreso.

- Numeración en orden consecutivo, preimpreso.

- Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio, preimpreso.

- Apellidos y nombre o razón social del adquiriente de los bienes o servicios.

- Fecha de expedición.

- Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

- Valor total de la operación.

- El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura, preimpreso.

- Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. (Universidad del

Quindío, s.f)

 

 Documentos equivalentes a la factura

Son documentos equivalentes a la factura:

- Los tiquetes de máquinas registradoras.

- Las boletas de ingreso a espectáculos públicos.

- Los tiquetes de transporte de pasajeros.

- Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por los establecimientos de educación reconocidos por el Gobierno.

- Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago.

- Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías.

- Facturas electrónicas. (Decreto 1165, 1996). “Entiéndase por factura electrónica el documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferido bajo un lenguaje estándar universal denominado Edifact de un computador a otro.” (Decreto 1094, 1996)

 ¿Quiénes no están obligados a facturar?

No se encuentran obligados a expedir factura en sus operaciones:

a) Los Bancos, las Corporaciones Financieras, las Corporaciones de Ahorro y

Vivienda, las Compañías de Financiamiento Comercial;

b) Las Cooperativas de Ahorro y Crédito, los Organismos Cooperativos de grado superior, las Instituciones Auxiliares del Cooperativismo, las Cooperativas Multiactivas e Integrales, y los Fondos de Empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades;

c) Los responsables del régimen simplificado;

d) Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimido, en lo referente a estos productos; e) Las empresas que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades;

f) Quienes presten servicios de baños públicos, en relación con esta actividad;

g) Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y  reglamentaria, en relación con esta actividad;

h) Las personas naturales que únicamente vendan excluidos del impuesto sobre las ventas o presten servicios no gravados, siempre y cuando no sobrepasen los topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del régimen simplificado. (Decreto 1001, 1997)

 

 Factura de venta de mercancía al contado

Al contabilizar las ventas al contado se debita caja y se acredita comercio al por mayor y al por menor, si la mercancía no está gravada; si está gravada se acredita también la cuenta impuesto sobre ventas por pagar.

Al contabilizar las compras al contado se debita compras, si la mercancía no está gravada se debita además impuesto sobre las ventas por pagar, y se acredita bancos o caja.

 

 Factura de venta de mercancía a crédito

El vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su organización contable, así: original para cartera, una copia para el cliente, otra para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. La empresa que compra mercancía al contado o a crédito, seleccionan los proveedores que les cotizan los artículos de acuerdo con la calidad, precio y condiciones de pago que se ajustan a sus necesidades.

Después de estudiar las solicitudes de mercancía de su almacén, efectúan los pedidos de mercancías mediante una orden de compra para el proveedor elegido, por haber, presentado la mejor cotización.

 

4. Comprobante de venta con tarjeta de crédito

 “La tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que utiliza el tarjetahabiente en los establecimientos afiliados al sistema.” (Universidad Libre de Colombia, 2009)

La tarjeta de crédito se adquiere mediante un contrato de apertura y utilización de tarjeta de crédito, suscrito mediante la entidad financiera y una persona natural o jurídica. Por medio del contrato, el tarjetahabiente se compromete a utilizar este documento en forma personal e intransferible y a pagar periódicamente a la entidad financiera los valores correspondientes a los bienes o servicios comprados a través de este medio.

El establecimiento comercial para afiliarse al sistema suscribe un contrato con la entidad financiera, mediante el cual el afiliado se compromete a aceptar las tarjetas de crédito como un medio de pago de sus clientes y a la vez la entidad financiera se compromete a pagar al afiliado las sumas de los comprantes firmados por los tarjetahabientes, deducido por el servicio un porcentaje de comisión que oscila entre el 5% y el 10%.

 Consignación del comprobante de venta

El vendedor consigna el comprobante de venta con tarjeta de crédito en la cuenta corriente del afiliado para lo cual se presenta la liquidación y el formato establecido debidamente diligenciado.

 

5. Cheque

Es un título valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco denominado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".

 

6. Comprobante de pago o de egreso

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.

Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. (Universidad Libre de Colombia, 2009).

Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida,  expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa.

 

7. Letra de cambio

Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.

Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.

 

Nota débito

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones. (Universidad Libre de Colombia, 2009)

 

Nota crédito

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante que se denomina nota crédito.

Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

 

Recibo de caja menor

“El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque. Para ello se establece un monto denominado caja menor.” (Universidad Libre de Colombia, 2009)

 

Soportes de contabilidad externos

Nota de contabilidad

“Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.” (Universidad Libre de Colombia, 2009)

 

Comprobante diario de contabilidad

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.

Terminamos

Hasta aquí va una de las buenas tareas que hemos compartido contigo.

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