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NORMAS DE CONTROL DE ACTIVOS, PASIVOS Y PATRIMONIO

NORMAS DE CONTROL DE ACTIVOS, PASIVOS Y PATRIMONIO

Establecen los distintos procedimientos que deben regir a los Activos, Pasivos y Patrimonio
Normas de Control

INTRODUCCION

Las normas de control interno tienen como antelación las normas del (decreto 2649/93) establecen los distintos procedimientos que deben regir a los activos pasivos y patrimonio, las cuales deben verifica su veracidad y cumplimiento eficaz. Este procedimiento es realizado por el auditor que dictamina y emite un informe sobre dichos estudios a los activos, pasivos y patrimonios para regular el buen uso de estas cuentas en el ejercicio contable teniendo como base  las P.C.G.A   (principios   de   la   contabilidad   generalmente   aceptados)   que contribuyen  al reconocimiento de las reglas de los registros contables.

Las normas y procedimientos de control se evidencian en el control interno de una   empresa   más   exactamente   en   el   control   interno   contable,   donde   se observa y revisa las partidas y hechos contables

 

OBJETIVOS

 Evidenciar las normas y procedimientos  de control a los activos pasivos y patrimonio, reconociendo las normas técnicas del (decreto 2649/93) y las P.C.G.A.

 Analizar las distintas cuentas en el ambiento del control interno contable para reconocer la veracidad y eficacia de los hechos contables y sus distintos procesos en el ciclo contable.

Para conocer mucho más la estructura de las normas de control a los activos pasivos y patrimonios se deben tener en cuenta antes varios conceptos que ayudan a entender de donde y como provienen dichas normas y su correcto uso:

 

AUDITORIA INTERNA

 Es un control de dirección que tiene por objeto la medida y evaluación de la eficacia de objetivos y metas.

 

CONTROL   INTERNO:  Sistema   integrado   de   métodos   y   procedimientos efectuados por una compañía. El control interno se divide en: control contable y control administrativo

 

CONTROL INTERNO CONTABLE

Comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que tienen   que   ver   principalmente,   y   están   relacionados   directamente,   con   la protección   de   los   activos   y   la   confiabilidad   de   los   registros   financieros.

Generalmente incluyen elementos tales como   los sistemas de autorización, aprobación y segregación de tareas relativas a la anotación de registros.

 

CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO:

Estos controles comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados con la  eficiencia operativa y la adhesión a las políticas   de   la   dirección.

Incluyen   controles   tales   como   análisis   estadísticos,   controles   de   calidad, programas de entrenamiento del personal, etc.

 

NORMAS TECNICAS GENERALES (DECRETO 2649/93):

Son las que regulan el ciclo contable, es el proceso que debe seguirse para garantizar   que   todos   los   hechos   económicos   se   reconocen   y   trasmiten correctamente a los usuarios de la información.

 

NORMAS TECNICAS  ESPECÍFICAS (DECRETO 2649/93):

Las normas específicas son los mecanismos o procedimientos que permiten alcanzar los objetivos particulares del control. Estas normas sin considerarse limitativas comprenden los planes de la organización, las políticas específicas, los procedimientos y los dispositivos físicos.

 

P.C.G.A   (PRINCIPIOS   DE   CONTABILIDAD   GENERALMENTE ACEPTADOS):

Se   entiende   por   principios   o   normas   de   la   contabilidad   generalmente aceptados en Colombia, que son   el conjunto de conceptos básicos y reglas que   deben   se   observados  al   registrar   e   informar   contablemente   sobre   los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas.

 

LOS PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD Y LA AUDITORIA

Al determinar los objetivos de la elaboración de los dictámenes de auditoria a los  estados   financieros,   se   debe  analizar  que   estos   deben   presentarse   de acuerdo a los P.C.G.A (principios de la contabilidad generalmente aceptados) y de   investigar   si   tales   principios   fueron   aplicados   consistentemente   por   la empresa.

 

LA EJECUCION DEL TRABAJO DE AUDITORIA:

Al estudiar los principales aspectos de la ejecución del trabajo, recordemos queeste se enmarca dentro del siguiente:

 Las normas y disposiciones legales.

 Las normas y procedimientos de auditoria. El auditor necesita conocer y evaluar la eficiencia del control interno antes de entrar  de   lleno   a  la  comprobación   misma  de   las   cuentas,  puesto  que   ese conocimiento   y   esa   evaluación   son   necesarios   para   la   elaboración   del programa   del   trabajo  y   la   determinación   del   alcance   y   oportunidad   de   las pruebas a efectuar

 

NORMAS Y ROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA:

Las   normas   y   procedimientos   de   auditoria   son     los   elementos   de   juicio necesarios para sustentar la  opinión del auditor sobre los estados financieros de una organización, bien como auditor independiente, bien como revisor fiscal.

Al aplicar adecuadamente los procedimientos de auditoria, el auditor contara con la evidencia necesaria para juzgar la razonabilidad de las cifras que se muestran en las diferentes cuentas.

 

NORMAS DE CONTROL INTERNO (ACTIVOS, PASIVOS Y PATRIMONIO)

Son procedimientos aplicados a las diferentes cuentas para verificar, examinar, analizar y evaluar su eficiente cumplimiento en el control interno contable.

 

ACTIVOS

Esta conformado por los recursos y derechos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la empresa y estos se clasifican en activos corrientes y activos no corrientes; los activos corrientes    comprenden el  dinero y otros recursos   y   derechos   que   razonablemente   se   espera   convertir   en   efectivo, consumir o vender en un periodo que no exceda de un año y los activos no corrientes representa el valor de los bienes y derechos de propiedad de la empresa que pueden convertirse en efectivo, en un plazo mayor del periodo contable o de un año.

 

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL:

Art. 61 (DECRETO 2649/93) INVERSIONES

 Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados   financieros   y   que   sean   necesarias   de   acuerdo   con   las circunstancias.

 Verificar   la   existencia   y   aplicación   de   una   política   de   acceso   a inversiones.

  Determinar la eficiencia de la política de adquisición de inversiones dela compañía

  Verificar que los soportes de las cuentas registradas como inversiones, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.

 Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados   financieros   y   que   sean   necesarias   de   acuerdo   con   las circunstancias.

 Revisar si la información acerca de las inversiones de la compañía, se encuentra debidamente actualizada y se hace llegar oportunamente a la administración y a los encargados dentro de la compañía.

 COSTO   HISTÓRICO:  incluye   las   sumas   en   que   se   incurre   para   la compra   de   la   inversión,   el   cual,   para   el   caso   de   las   inversiones representadas   en   acciones   y   cuotas   o   partes   de   interés   social   se ajustará mensual o anualmente, reconociendo el efecto inflacionario de conformidad con lo previsto en las disposiciones legales vigentes.

 

 

ART 62. (DECRETO 2649/93)  CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR:

 El total de las cuentas individuales de ser conciliado periódicamente con la cuenta control en el mayor general.

 La antigüedad de los saldos debe ser revisada periódicamente por un Empleado.

 Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad todos lo sdeudores.

Se debe contar con la aprobación de específica del funcionario para:

 Otorgar descuentos especiales

 Pagar saldos acreedores

Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independiente de:

 Todas las funciones de efectivo.

 Verificación de facturas y Notas de créditos.

 Pases a cuentas control.

 Autorización de bajas de cuentas de cobros dudosos

 

ART.63 (DECRETO 2649/93) INVENTARIOS

 El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento  de compras,  que  deberá   gestionar  las  compras   de  los inventarios siguiendo el proceso de compras.

 Hacer conteos físicos periódicamente.

 Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.

 Proteger   los   inventarios   en   un   almacén   techado   y   con   puertas   de manera que se eviten los robos.

 Realizar   entrega   de   mercancías   únicamente   con   requisición es autorizadas.

 Proteger los inventarios con una póliza de seguro.

 Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables

 

ART. 64 (DECRETO 2649/93) PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO:

 Examinar  las   autorizaciones para   las  compras  y   ventas  o   retiros   de propiedad y equipo.

 Examinar  las   facturas  de  los   proveedores  y   las   liquidaciones  de   los contratistas   por   trabajos   realizados,   así   como   otros   documentos justificativos de los desembolsos efectuados por concepto de P, P y E .

  Comparar los presupuestos de obras o los importes autorizados para la construcción, compra o  adquisición de  propiedades y equipo  con los desembolsos reales y verificar si coinciden.

  Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de propiedades, planta y equipo

  Comprobar físicamente la existencia de vehículos

   Comparar el resultado de la comprobación física con el mayor y de propiedades, planta y equipo e investigar cualquier irregularidad

 Seleccionar un número de tarjetas de control de existencias y comprobar si   las   salidas   registradas   en   las   mismas,   se   hallan   amparadas   por pedidos de almacén o por asientos de ajuste

 COSTO:  Valor   razonable   de   la   contraprestación   entregada,   para comprar un activo en el momento de su adquisición o construcción por parte de la empresa.

VALOR HISTÓRICO: Para los componentes de la Propiedad Planta y Equipo   el   valor   histórico   se   determina   por   todas   las   erogaciones   y cargos   hechos   por   la   empresa   hasta   colocarlos   en   condiciones   de utilización.

 DEPRECIACIÓN: Es la asignación sistemática del monto depreciable de un activo durante su vida útil.

  •  Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de propiedades, planta y equipo.
  •  Comprobar si la base para la depreciación se ajusta a las disposiciones legales y a la política aprobada por la junta directiva.
  •   Verificar los cálculos de la depreciación.

 

PASIVOS

Representación   financiera   de   una   obligación   presente   del   ente   económico derivada de eventos pasados en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deben transferir recursos o proveer servicios a otros entes. La clasificación de las cuentas del pasivo es  a corto y largo plazo.

 

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL:ART.74  (DECRETO 2649/93)  OBLIGACIONES FINANCIERAS:

 Preparar listado de las obligaciones Financieras que indique las fechas de origen, de renovación y de vencimiento, beneficiario, importe, pagos o endosos y si es posible intereses.

 Comparar los saldos en libros de las obligaciones financieras con el listado y verificar la antigüedad de las obligaciones.

 Solicitar la confirmación de saldos a las obligaciones financieras.

 Investigar la existencia de saldos débito y reclasificarlos en una cuenta de activo

 Examinar los estados mensuales de las obligaciones financieras como base de comprobación de saldos individuales.

 Investigar los saldos grandes, anormales o antiguos y obtener una explicación para ellos

 

ART.75 (DECRETO 2649/93)  CUENTAS POR PAGAR:

 Deben   segregarse   las   funciones   de   recepción   de productos o mercancías, de las de autorización de pagos y emisión de cheques.

 Deben  archivarse,   en   expedientes   de   pago   por   cada   proveedor,   los documentos  relativos  a   cada  operación:   el  original  de  la factura (que debe cancelarse, con el cuño de pagado, al efectuarse su liquidación),una copia del informe de recepción y el cheque pagado o la referencia a su fecha, numero e importe.

 Las cuentas por pagar deben controlarse por sub-mayores, habilitados por suministradores, y en cada uno, por cada recepción, y cada pago efectuado.

 Verificar si se elabora un Expediente de Pago de cada proveedor, que al menos   contenga   en   cada   operación   la Factura del   suministrador,   el Informe de Recepción, las reclamaciones en los casos que procedan y el documento de pago o su referencia.

 Comprobar si confeccionan el Registro de Pagos, en que se contabilizan los documentos de pago en orden numérico.

 Verificar que concilien los documentos recibidos de los proveedores con el Submayor de Cuentas por Pagar.

 Comprobar que exista un procedimiento que asegure que las Facturas se paguen en tiempo y no existen obligaciones envejecidas.

 

PASIVOS CONTINGENTES:

 Cerciorarse de que todo pasivo contingente conocido se indique en el balance general

 Establecer   claramente   la   importancia   de   dichas   obligaciones contingentes y su significado para la situación financiera de la empresa

 

PATRIMONIO

EL patrimonio comprende las cuentas que representan el capital, las utilidades o pérdidas o las reservas que posee la empresa.

 

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL:

 Asegurarse   de   que   el   patrimonio   total   de   los   cambio   habidos   son consistentes con el negocio y su actividad

 Verificar que los saldos de estas cuentas estén debidamente registrados y valorados, y se correspondan con transacciones reales.

 Verificar   que   los   conceptos   que   integran   el   capital   contable   estén debidamente valuados.

 Verifica que las cuentas estén correctamente descritas y clasificadas, se aplican conforme a principio de contabilidad generalmente aceptados, aplicados de manera uniforme respecto a ejercicios anteriores.

 Verificar que los movimientos de capital y reservas estén debidamente autorizados y se hallan realizado conforme a la normativa vigente

 Comprobar   su   adecuada   presentación   y   revelación   en   los   estados financieros.

 Autorización y procedimientos para el pago de dividendos.

 Información sistematizada sobre cifras actualizadas.

 Control de las reservas restringidas, así como también vigilancia de las distintas restricciones aplicadas a algún tipo de acciones

 

ART. 83 (DECRETO 2649/93) CAPITAL

 Verificar la existencia de la emisión de títulos que amparen las partes del capital social

 Custodia de arqueos de títulos Información oportuna del departamento de contabilidad de los acuerdos de los accionistas o de los administradores, que afecten las cuentas del capital contable

 Los   movimientos   deben   estar   aprobados   por   la   junta   general   de accionistas u órgano competente

 Personal independiente debe llevar los registros de los títulos.

 Conciliar   periódicamente   el   registro   de   acciones   con   la   cuenta   de control.

 Efectuar pagos de dividendos a través de una cuenta bancaria especial.

 

UTILIDADES O PÉRDIDAS ACUMULADAS

Las auditoria de las utilidades o pérdidas reflejadas en el patrimonio de los accionistas tiene relación directa con la auditoria de las cuentas de resultado. El movimiento debe estar respaldado en   las   determinaciones   de   la   asamblea   general   de   accionistas,   que comprenden la apropiación para las reservas que incrementan el patrimonio, el pago de dividendos o las apropiaciones especiales.

 

RESERVAS

Las   reserva   legal   debe   analizarse   con   atención;   Dichos movimientos que debe ser  respaldado  por decisiones  de las asambleas de accionistas cuyas disposiciones, a la vez quedaran consignadas en las actas prescritas. Las reservas, al ser una partida creada y exigida por la ley, no están sometidas a la voluntad del empresario. Éste no puede disponer de ellas para un fin diferente al de enjugar pérdidas que es el que le ha definido la ley, de modo tal que no se pueden distribuir ni capitalizar, etc.La sociedad puede disponer según su libre albedrío, de la parte de las reservas que excedan del 50%. En tales circunstancias, la empresa puede proceder a capitalizar   las   reservas,   a  distribuirlas,   o   a   darles   cualquier   otro   uso   que considera pertinente.

 

Terminamos

Hasta aquí va una de las buenas tareas que hemos compartido contigo.

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