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LOS ESTADOS FINANCIEROS Y SUS ELEMENTOS

LOS ESTADOS FINANCIEROS Y SUS ELEMENTOS

Los estados financieros reflejan a una fecha de corte la recopilación, clasificación y resumen final de los datos contables.

 

Los estados financieros cuya responsabilidad y su preparación en su presentación corresponde al administrador del ente económico, reflejan a una fecha de corte la recopilación, clasificación y resumen final de los datos contables. El reglamento general de contabilidad, hace una clasificación completa con las diferentes clases de estados financieros y reconoce la importancia de ellos como medio principal para suministrar información contable para quien no tienen acceso a los registros del ente. (Valois, 2008)

Con las cualidades de la información contable, normas básicas y normas técnicas, se soporta la existencia de los estados financieros, los cuales están orientados a satisfacer las necesidades de usuarios indeterminados (estados financieros de propósito general) o de usuarios específicos (estados financieros de propósito especial). Los de propósito  general se subdividen en estados financieros básicos y consolidados; estos se caracterizan por su concisión, neutralidad, claridad y fácil consulta, se preparan para usuarios indeterminados y en forma comparativa. Los estados financieros de propósito especial, presentan una información más detallada y su objetivo es atender necesidades específicas de determinados usuarios de la información contable.

De acuerdo con la preparación y análisis de los estados financieros, estos pueden ser certificados, cuando son otorgados por el representante legal, el contador público que los preparó y el revisor fiscal del ente; y dictaminados cuando se acompañan de la opinión profesional del contador público que los examinó.

Los elementos de los estados financieros se refieren a las categorías que agrupan el registro de los hechos económicos. Los elementos se clasifican de acuerdo a como relacionen con la medición de la situación financiera, como elementos del balance general o con la medición de las actividades del ente, como componentes del estado de resultados.

En la primera clasificación se encuentran los activos, pasivos y patrimonio, mientras en la segunda están los ingresos, costos y gastos. Antes de la entrada en vigencia del decreto reglamentario 1536 del 7 de mayo del 2007, que eliminó la aplicación de los ajustes integrales por inflación para efectos contables, el efecto inflacionario en la estructura financiera se reconocía como un elemento especial, denominado corrección monetaria.

Ahora bien, con el fin de promover la competitividad del país a través de la convergencia del lenguaje contable colombiano con estándares internacionales, fue promulgada por la Ley 1314 del 13 de julio del 2009. El Gobierno Nacional, en desarrollo de esta Ley profirió a finales del año 2012, el Decreto 2706 por el cual se expidió el “Marco técnico normativo de información financiera para las microempresas” y el Decreto 2784 que expidió las Normas de Información Financiera (NIF), que deben ser aplicadas por las entidades que conforman el grupo 1, señaladas por la norma.

Se advierte que de acuerdo con lo anterior, los textos legales vigentes relacionados con los estados financieros y sus elementos transcritos en esta parte de la obra, continúan publicados hasta que sean derogados, modificados o eliminados por los nuevos desarrollos normativos. Es de resaltar que los mencionados decretos 2706 y 2784 del 2012 de conformidad con los cronogramas definidos, establecieron que el primer periodo de aplicación exclusiva del marco técnico normativo para las microempresas y las entidades del grupo 1, respectivamente, empieza el 1° de enero del 2015 y finaliza el 31 de diciembre del mismo año; y que los decretos 2649 y 2650 del 1993 quedarán sin vigencia por los obligados desde el 1° de enero del 2015.

 

IMPORTANCIA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Los estados financieros, cuya preparación y presentación es responsabilidad de los administradores del ente, son el medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico.

Mediante una tabulación formal de nombres y cantidades de dinero derivados de tales registros, reflejan, a una fecha de corte, la recopilación, clasificación y resumen final de los datos contables. (PUC, 2013).

NATURALEZA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Antes de entrar a definir formalmente los estados financieros, conviene recordar algunos conceptos básicos con el fin de ubicarse dentro de la materia que se quiere tratar.

La disciplina que da origen a los estados financieros es la contabilidad y esta se define como: el arte de registrar, clasificar, resumir e interpretar los datos financieros, con el fin de que estos sirvan a los diferentes estamentos interesados en las operaciones de una empresa. (Ministerio de Hacienda, 2013)

La tarea más lógica y comúnmente aceptada de cumplir con este objetivo, es la emisión de informes contables denominados estados financieros.

Los estados financieros, se preparan para presentar un informe periódico acerca de la situación del negocio, los progresos de la administración y los resultados de un periodo. Constituyen una combinación de hechos registrados, convenciones contables y juicios personales. Las convenciones y juicios aplicados los afectan de manera sustancial y su idoneidad depende esencialmente de la competencia de quienes los formulan y de su respeto por los principios y las convenciones contables de aceptación general.

Aclarando el anterior concepto, se debe decir que:

1. Los hechos registrados se refieren a los datos sacados de los registros contables, tales como la cantidad de efectivo o el valor de las obligaciones.

2. Las convenciones contables se relacionan con ciertos procedimientos y supuestos, tales como la forma de valorizar los activos, la capitalización de ciertos gastos, etc .

3. El juicio personal hace referencia a las decisiones que pueda tomar el contador en cuanto a utilizar tal o cual método de depreciación o valoración de inventarios, amortizar el intangible en un término más corto o más largo, etc. (Universidad Libre de Colombia, 2009).

ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS

Se consideran básicos dentro de los estados financieros, el balance general y el estado de pérdidas y ganancias. Además de estos existen otros estados, aunque las normas legales los toman por básicos, para efectos de análisis financieros se consideran auxiliares o complementarios, estos serán tratados más adelante.

El balance general

Representa la situación de los activos y pasivos de una empresa, así como también el estado de su patrimonio. En otras palabras, presenta la situación financiera o las condiciones de un negocio, en un momento dado, según se reflejen en los registros contables.

El nombre más utilizado para este estado es el de balance general, pero también algunos lo denominan:

 Estado de situación financiera.

 Estado de inversiones.

 Estado de recursos y obligaciones.

 Estado de activo, pasivo y capital.

 

Las divisiones principales del balance son: activo, pasivo y patrimonio.

El activo representa los bienes y derechos de la empresa. Dentro del concepto de bienes están el efectivo, los inventarios, los activos fijos, etc. Dentro del concepto de derechos se pueden clasificar las cuentas por cobrar, las inversiones en papeles del mercado, las valorizaciones, etc.

 El pasivo representa las obligaciones totales de la empresa, en el corto o el largo plazo, cuyos beneficiarios son por lo general, personas o entidades diferentes a los dueños de la empresa (ocasionalmente existen pasivos con los socios o accionistas de la compañía). Encajan dentro de esta definición las obligaciones bancarias, las obligaciones con proveedores, las cuentas por pagar, etc.

 El patrimonio representa la participación de los propietarios en el negocio y resulta de restar, del total del activo, el pasivo con terceros. El patrimonio también se denomina capital contable o capital social y superávit.

El balance general es estático, muestra la situación de la empresa en un momento determinado. (Universidad Libre de Colombia, 2009)

Es como una fotografía instantánea, la cual puede cambiar en el momento siguiente, pero no es acumulativo.

 

El estado de pérdidas y ganancias

También se le conoce con los nombres de estado de rentas y gastos, estado de ingresos y egresos, estado de resultados o estado de utilidades. A nuestro juicio, el nombre más apropiado es el de estado de ingresos y egresos, pero se utiliza más el estado de pérdidas y ganancias, aunque no es muy acertado, porque no pueden presentarse a la vez pérdidas y utilidades: sólo se presenta una de las dos.

Por consiguiente, debería denominarse mejor “estado de ganancias o pérdidas”, tal como lo titula la Superintendencia de Sociedades de Colombia en un formato para la presentación de los estados financieros por parte de las sociedades vigiladas por la misma.

El estado de pérdidas y ganancias muestra los ingresos y los gastos, así como la utilidad o pérdida resultante de las operaciones de una empresa durante un periodo de tiempo determinado, generalmente un año. Es un estado dinámico, el cual refleja actividad. Es acumulativo, es decir que resume las operaciones de una compañía desde el primero hasta el último día del periodo estudiado. Por lo tanto, no se puede decir “estado de pérdidas y ganancias de la compañía x del 31 de diciembre del año 3”, se debe decir “estado de pérdidas y ganancias de la compañía x del 1° de enero al 31 de diciembre del año x” si se trata de un año o “estado de pérdidas y ganancias de la compañía x del 1° de julio al 31 de diciembre del año x” si se trata solamente de un semestre.

 

PRINCIPIOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Existen unos principios contables básicos, aceptados, a los que deben acogerse los contadores, los cuales abarcan las convenciones, normas y procedimientos necesarios para delimitar las prácticas contables desarrolladas con la base en la experiencia, el criterio y la costumbre. El conocimiento de estos principios facilitará una comprensión más completa y profunda de los estados financieros.

a. Los datos contables deben registrarse en términos de dinero. En Colombia, en pesos. Pero es conveniente la presentación adicional de datos que ilustren sobre los efectos de la inflación en los estados financieros.

b. Toda transacción debe ser contabilizada por partida doble, es decir que sobre todo activo existen derechos o participaciones de los socios o acreedores.

c. La empresa es una entidad distinta de los propietarios. Esta concepción es indispensable para sentar las bases contables.

d. Se suponen las operaciones de un negocio en marcha. Ninguna empresa podría registrar sus operaciones con base en una inminente liquidación.

e. Se debe partir del supuesto de que los estados financieros son consistentes, es decir, que se han empleado las mismas técnicas contables todos los años, de tal manera que puedan ser comparadas sin error.

f. Los ingresos se reconocen cuando el proceso de devengar está cumplido o virtualmente cumplido y se ha efectuado un intercambio económico.

g. Los ingresos y los gastos deben ser razonablemente equilibrados.

h. Las partidas del balance general, en la mayoría de los casos, están valuadas al costo. Se procede así de un modo conservador.

i. De igual manera que en el punto anterior, se prefiere que los errores por medida tiendan a subestimar las utilidades y activos netos. Es así como se registran inmediatamente las pérdidas sobre compromisos, pero no las utilidades de los mismos. (Universidad Libre de Colombia, 2009)

LIMITACIONES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Los estados financieros tienen la apariencia de ser algo completo, definitivo y exacto. Sin embargo, presentan complejidades, restricciones y limitaciones, tales como las siguientes:

a. En esencia son informes provisionales, ya que la ganancia o pérdida real de un negocio sólo puede determinarse cuando se vende o se liquida. Por consiguiente, no pueden ser definitivos.

b. Los estados financieros representan el trabajo de varias partes de la empresa, con diferentes intereses. La gerencia, el contador, la auditoría, etc. Además, incluyen una alta dosis de criterio personal en la valuación y presentación de ciertos rubros.

c. En una economía inflacionaria, la contabilización de activos y pasivos por su cuantía original no permite establecer, en un momento determinado, el valor y la situación real de la empresa. En este punto, los ajustes por inflación han venido subsanando, por lo menos en parte, esta limitación.

d. Los estados financieros se preparan para grupos muy diferentes entre sí, como pueden ser: la administración, los accionistas, las bolsas de valores, los acreedores, etc. Esto implica necesariamente ciertas restricciones y ajustes en su presentación, para cada caso. (Universidad Libre de Colombia, 2009).

 

Terminamos

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