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LA RESERVA LEGAL DE DOCUMENTOS OFICIALES

LA RESERVA LEGAL DE DOCUMENTOS OFICIALES

Aplicando en Colombia. Artículo 74 de la CPC. Ley 58 de 1982. Ley 1437 CPA y CA. Entre otros
LA RESERVA LEGAL DE DOCUMENTOS OFICIALES

La Reserva Legal de ciertos apartes contenidos en Documentos Oficiales que obliga a la transcripción del texto con el fin de respetar su carácter de reservado.

En consideración a lo preceptuado por el parágrafo del artículo 19 de la Ley 57 de 1985

Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales.

y del inciso segundo del artículo 25 de la Ley 1437 de 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, la reserva legal de documentos puede ser aplicable a la totalidad del mismo o de forma parcial, para algunas de las piezas o apartes, caso último en el cual la autoridad encargada de dar respuesta a la petición expedirá copia o transmitirá aquellas piezas que carezcan de esa reserva y que fueren solicitados en la misma petición.

En este orden de ideas, y teniendo en consideración que las comunicaciones surtidas por autoridades colombianas que vallan a surtir trámite en el exterior, deben ser transmitidas por el Ministerio de Relaciones Exteriores, y para el caso en que dichas comunicaciones contengan algunos elementos que estén sometidos a reserva legal, es deber del Ministerio, proteger dicha información, de forma tal que se proceda a transcribir los apartes de la comunicación oficial que no se encuentren limitados en razón de la reserva legal que cobija a esta última.


Facultad de interlocución e intermediación del Ministerio de Relaciones Exteriores, entre los connacionales en el exterior y las distintas instituciones oficiales en Colombia.

En virtud de lo dispuesto por el numeral 20 artículo 3 del Decreto 3355 de 2009, una de las funciones del Ministerio de Relaciones Exteriores consiste en

Formular y ejecutar actividades de protección de los derechos de los colombianos en el exterior y ejercer las acciones pertinentes ante las autoridades del país donde se encuentren, de conformidad con los principios y normas del Derecho Internacional.

En desarrollo de lo anterior, es posible que el Ministerio de Relaciones Exteriores, a través de sus distintas Oficinas Consulares, efectúe actividades de ayuda y asistencia a los connacionales en el exterior que se encuentren privados de la libertad, con el fin de remitir sus peticiones a las diferentes entidades oficiales en Colombia que sean destinatarias de las mismas, y en consecuencia de lo anterior, servir de canal a través del cual estas instituciones puedan dar respuesta oportuna a los peticionarios. Lo anterior, sin perjuicio de verificar el cumplimiento de las normas internas que regulan el trámite del derecho de petición.


Reserva Legal de documentos oficiales.

El artículo 74 de la Constitución Política de Colombia dispone que todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos, salvo los casos establecidos en la ley; a su vez, el artículo 80 de la Ley 58 de 1982 establece que las actuaciones administrativas son públicas, salvo las taxativas excepciones que establezcan la Constitución y la ley. De manera que en principio, la información perteneciente a las entidades públicas no tiene limitaciones en su acceso, esto es, la producida directamente por las mismas y cuyo contenido les interesa a la comunidad en general. Sin embargo, el acceso a esa información no es permitido cuando el contenido de los documentos esté expresamente prohibido.


En desarrollo de lo anterior, el artículo 24 de la Ley 1437 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, prevé que tendrán el carácter de reservado, las informaciones y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución o la ley, y en especial:

1) los protegidos por el secreto comercial o industrial;

2) los relacionados con la defensa o seguridad nacionales;

3) los amparados por el secreto profesional;

4) los que involucren derechos a al privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensionales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas, así como la historia clínica, salvo que sean solicitados por los propios interesados o por sus apoderados con facultad expresa para acceder a esa información y;

5) los relativos a las condiciones financieras de las operaciones de crédito público y tesorería que realice la Nación, así como a los estudios técnicos de valoración de los activos de la Nación.

Por su lado, la jurisprudencia constitucional ha señalado que también se puede restringir el acceso a la información,

6) para garantizar la defensa de los derechos fundamentales de terceras personas que puedan resultar desproporcionadamente afectados por la publicidad de una información;

7) frente a la necesidad de asegurar la eficacia de las investigaciones estatales de carácter penal, disciplinario, aduanero o cambiario y;

8) con el fin de garantizar secretos comerciales e industriales.


Por otro lado, la Honorable Corte Constitucional, también ha fijado jurisprudencialmente los requisitos para restringir el derecho de acceso a la información pública, los cuales se resumen en los siguientes:

1) donde quiera que no exista reserva legal expresa, debe imperar el derecho fundamental de acceso a la información - principio “pro publicidad”, con lo cual toda limitación debe estar adecuadamente motivada;

2) los límites del derecho de acceso a la información pública sólo pueden ser definidos por la Constitución o la Ley;

3) las limitaciones al acceso a la información deben ser precisas y claras al definir qué tipo de información puede ser objeto de reserva y qué autoridades pueden establecer dicha reserva;

4) la reserva puede operar respecto del contenido de un documento público pero no respecto de su existencia, pues el objeto de protección constitucional es exclusivamente el contenido del documento;

5) la reserva legal sólo puede operar sobre la información que compromete derechos fundamentales o bienes constitucionales pero no, sobre todo el proceso público dentro del cual dicha información se inserta;

6) la reserva no puede cobijar información que por decisión constitucional deba ser pública;

7) la reserva debe ser temporal. Su plazo debe ser razonable y proporcional al bien jurídico constitucional que la misma busca proteger. Vencido dicho término debe levantarse;

8) durante el periodo amparado por la reserva, la información debe ser adecuadamente custodiada de forma tal que resulte posible su posterior publicidad;

9) la reserva cobija a los funcionarios públicos pero no habilita al Estado para censurar la publicación de dicha información cuando los periodistas han logrado obtenerla;

10) la reserva puede ser oponible a los ciudadanos, pero no puede convertirse en una barrera para impedir el control intra o interorgánico, jurídico y político, de las decisiones y actuaciones públicas de que da cuenta la información reservada y;

11) los límites legales al acceso a la información sólo serán constitucionalmente legítimos si tienen la finalidad de proteger derechos fundamentales o bienes constitucionalmente valiosos, tales como la seguridad nacional, el orden público o la salud pública. En todo caso, la limitación que se imponga debe resulta razonable y proporcionada al logro de dicha finalidad.

Terminamos

Hasta aquí va una de las buenas tareas que hemos compartido contigo.

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